Các Trạm số hóa được thiết kế như một công cụ hỗ trợ trực tiếp. Nhờ đó, toàn bộ quá trình tiếp nhận, số hóa, xử lý và lưu trữ dữ liệu được thực hiện một cách liên thông, chính xác và an toàn. Việc triển khai các Trạm số hóa không chỉ hướng tới đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm bớt các khâu trung gian, mà còn nâng cao chất lượng phục vụ, giúp người dân tiếp cận dịch vụ công một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng hơn.
Quy trình thực hiện được tiến hành theo 5 bước. Ở bước đầu tiên, người dân tiến hành định danh với hai lựa chọn: sử dụng căn cước công dân gắn chip kết hợp xác thực khuôn mặt qua camera, hoặc đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID. Bước 2 người dân lựa chọn thủ tục cần giải quyết. Tại bước 3 tiến hành xử lý thông tin bằng hệ thống sử dụng trí tuệ nhân tạo AI. Bước 4 là khâu tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, được theo dõi, giám sát bởi cán bộ, công chức tại điểm hỗ trợ dịch vụ công số theo đúng quy định. Bước 5 là bước trả kết quả và lưu trữ.
Việc triển khai thí điểm Trạm số hóa góp phần thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình chuyển đổi số
Mô hình thí điểm được triển khai theo 2 luồng. Luồng thứ nhất, Trạm số hoá tiếp nhận và số hoá tài liệu phục vụ chứng thực bản sao từ bản chính; sau khi hoàn tất, bản sao điện tử được cấp và gửi tới người dân qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, email hoặc ứng dụng iHanoi, kèm mã QR để thuận tiện tra cứu, đối chiếu và có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Luồng thứ hai, Trạm hỗ trợ số hoá hỗ trợ số hóa tài liệu. Bản điện tử sẽ được ký số và lưu trữ trên hệ thống, giúp người dân dễ dàng sử dụng để đính kèm khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến mà không cần xuất trình lại bản giấy.
Việc triển khai thí điểm Trạm số hóa tại Chi nhánh Trung tâm Phục vụ hành chính công số 12 là tiền đề quan trọng để đánh giá, hoàn thiện và nhân rộng mô hình trong thời gian tới. Qua đó, góp phần thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, minh bạch, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.